Benutzerdefinierte Felder - Damit Sie mit Outlook rechnen können (Outlook)
01.01.2011

Outlook bietet Platz für eine Fülle von Informationen. Ob Sie Adressdaten erfassen, Termine verwalten oder Ihre E-Mails organisieren wollen, für jeden Zweck gibt es Eingabemasken mit den entsprechenden Detailfeldern. Schwieriger wird es, wenn Sie Outlook zum Auswerten der Daten heranziehen wollen. Sie können die Darstellung der Informationen zwar mit speziellen Ordneransichten beeinflussen. Echte Statistiken oder andere Berechnungen beherrscht Outlook aber von Haus aus nicht. Das können Sie ändern, und zwar mit "benutzerdefinierten Feldern".

In benutzerdefinierten Feldern stehen Ihnen nicht nur die vier Grundrechenarten zur Verfügung. Ebenso gut können Sie eingebaute Funktionen für Textwerte, Datumsangaben oder komplexe mathematische Aufgaben nutzen. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie im Kontaktordner das derzeitige Alter einer Person berechnen können. Voraussetzung ist, dass Sie die Geburtstage einzelner Kontakte eingegeben haben (Geburtstage erfassen Sie im Kontaktformular auf der Registerkarte Details).

Hier die Schritte, mit denen Sie ein benutzerdefiniertes Feld in den Kontaktordner einfügen, welches das Alter berechnet:

Wechseln Sie in den Kontaktordner von Outlook.

Rufen Sie Ansicht-Aktuelle Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen auf.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder.

Um ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen, klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neues Feld. Damit richten Sie ein Feld ein, das allen Elementen des Kontaktordners zugeordnet ist - ein so genanntes "Benutzerdefiniertes Ordnerfeld".

Weisen Sie dem Feld einen Namen zu - in diesem Fall den Namen "Alter".

In der nächsten Zeile des Dialogfelds wählen Sie den Typ "Formel" aus.

Die Formel selbst, mit der Sie hier das Alter berechnen wollen, können Sie direkt in das untere Feld eingeben. Oder Sie nutzen die Hilfestellungen, die Ihnen nach einem Mausklick auf die Schaltfläche Bearbeiten zur Verfügung stehen:

Über die Dropdown-Schaltfläche Feld können Sie bequem auf alle vorhandenen Outlook-Felder zugreifen, um sie in den Formelbereich einzufügen.

Mit der Dropdown-Schaltfläche Funktion übertragen Sie eine der eingebauten Rechenfunktionen in den Formelbereich, wobei die Funktionsauswahl übersichtlich nach Einsatzgebieten ("Konvertierung", "Datum/Uhrzeit" usw.) gegliedert ist.

Egal welche Methode Sie einsetzen; für die Altersberechnung müssen Sie folgende Formel aufstellen:

IIf(IsDate([Geburtstag]),DateDiff("yyyy",
[Geburtstag],Now())+(DatePart("y",
[Geburtstag])>DatePart("y",Now())),"")

Bestätigen Sie die Formeleingabe und die Felddefinition jeweils mit Ok.

Outlook integriert das neue Feld namens "Alter" automatisch in die Liste der Felder, die in der aktuellen Ansicht dargestellt werden. Mit den Schaltflächen Nach oben beziehungsweise Nach unten können Sie bestimmen, an welcher Position das Feld stehen soll.

Wenn Sie die Positionierung abgeschlossen haben, bestätigen Sie die Anpassung der Ansicht mit Ok.

Verlassen Sie auch das Dialogfeld mit den Schaltflächen Felder, Gruppieren, Sortieren usw. mit Ok.

Sofern Sie Kontakte mit Geburtstagen erfasst haben, sehen Sie nun jeweils das derzeitige Alter. In einer tabellarischen Ordneransicht wie der "Telefonliste" erscheint es in einer eigenen Spalte. Ansonsten sehen Sie es im Rahmen der Adresskarten.

Die oben aufgeführte Formel achtet übrigens darauf, ob ein Geburtstag bereits vorüber ist oder ob er erst später im Jahr ansteht. Dazu wird zur normalen Jahresdifferenz zwischen aktuellem Jahr und Geburtsjahr noch das logische Ergebnis der Teilformel

(DatePart("y",[Geburtstag])>DatePart("y",Now()))

addiert. "DatePart" mit dem Parameter "

Nach diesem Muster können Sie mit Hilfe von benutzerdefinierten Feldern beliebige Berechnungen anstellen. Und das nicht nur im Kontaktordner, sondern in jedem Outlook-Ordner.

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